Prévenir la fraude et la corruption en matière de sous-traitance : guide de bonnes pratiques RH

Parce qu’ils sont en première ligne dans les relations quotidiennes avec les sous-traitants, les gestionnaires sous-traitance sont amenés à nouer des liens privilégiés avec leurs interlocuteurs.

Si soigner les bonnes relations avec les sous-traitants fait partie intégrante du travail, le gestionnaire sous-traitants ne doit pas perdre de l’esprit qu’il doit agir en toute circonstance dans l’intérêt de son employeur. Ainsi, le choix du sous-traitant ou l’évaluation qui en est faite ne doivent par principe jamais être influencés par les relations que peut entretenir le gestionnaire avec les prestataires.

Or, la frontière entre les relations cordiales, les cadeaux ou invitations des sous-traitants et la corruption est parfois étroite et difficile à percevoir, notamment pour les intéressés qui ne se rendent pas forcément compte qu’ils ont franchi la ligne blanche.

Dans ces conditions, la mise en place de procédures internes de contrôle et le suivi des relations entre les gestionnaires de sous-traitance et les sous-traitants revêtent une importance fondamentale.

Focus sur les bonnes pratiques à mettre en place.

1°/ Sensibiliser et former les collaborateurs

En premier lieu, il est impératif de déterminer avec un maximum de précision les pratiques qui sont acceptées au sein de la société et de sensibiliser les gestionnaires de sous-traitants à ce sujet, tant à l’occasion de l’embauche qu’à l’occasion de formations périodiques. Des entretiens annuels peuvent également permettre de faire le point sur la gestion des relations avec les sous-traitants.

Le curseur de l’acceptable doit être déterminé par l’employeur le plus précisément possible afin que les règles soient cadrées et objectivement contrôlables, par exemple dans le cadre d’une charte de bonnes pratiques.

A cet égard, l’expérience montre que si des invitations au restaurant ou à certains évènements (salons, évènements sportifs ou musicaux …) demeurent de l’ordre de l’acceptable sous réserve qu’elles soient raisonnables, tout cadeau plus somptuaire a tendance à influer sur le jugement des gestionnaires. Surtout, la présence du sous-traitant ou du fournisseur aux côtés du gestionnaire sous-traitants à l’occasion de l’évènement ou au restaurant semble s’imposer puisqu’elle seule justifie le caractère professionnel de l’invitation.

Rendre obligatoire la déclaration des cadeaux et invitations reçus de la part des sous-traitants peut également être un bon moyen de sensibiliser les collaborateurs sur les problématiques de corruption et, le cas échéant, d’alerter sur des cas suspects.

2°/ Mettre en place une procédure de choix des sous-traitants et un cahier des charges

En second lieu, la mise en concurrence de plusieurs entreprises par un appel d’offres et la rédaction d’un cahier des charges constitue un autre impératif dont il n’est pas possible de faire l’économie pour des prestations à l’enjeu significatif.

Les critères du cahier des charges (prix, délais, normes qualités …) doivent être le plus précis possible de manière à permettre une appréciation objective des différentes candidatures des sous-traitants.

L’appel à candidatures doit également s’accompagner d’une procédure de consultation des entreprises précise imposant au gestionnaire d’être en mesure de justifier :

1. De la manière dont il a informé plusieurs entreprises du marché pour les inviter à candidater. Le recours systématique à une liste de diffusion de prestataires enregistrés auprès de la société peut ainsi être un moyen de favoriser l’émergence d’un maximum de candidats ;

2. Du nombre d’entreprises ayant candidaté au marché de sous-traitance et de l’ensemble des candidatures ayant été adressées ;

3. Des offres qui lui semblent le plus adaptées en justifiant de sa préconisation.

En tout état de cause, le choix du sous-traitant doit être effectué par la hiérarchie du gestionnaire après un contrôle des conditions dans lesquels l’appel d’offres a été effectué. Seul ce double contrôle permet en effet de dissocier le décideur final en matière de choix du prestataire de l’interlocuteur quotidien des sous-traitants.

3°/ Auditer de manière régulière les prestations des sous-traitants

Enfin et lorsque la taille de l’entreprise le permet, un service d’audit des prestations des sous-traitants permettra de contrôler de manière indépendante certains des chantiers réalisés voire en cours de réalisation afin de s’assurer que la qualité de la prestation accomplie correspond bien à l’engagement souscrit dans le cadre du cahier des charges.

Cela permettra de contrôler l’absence de dérives et fraudes plus discrètes que celles qui peuvent survenir à l’occasion de l’obtention du marché, avec par exemple l’utilisation de matériaux de qualité moindre ou encore le recours à des pratiques susceptibles d’engager la responsabilité du donneur d’ordre (travail dissimulé, recours à de la main d’œuvre étrangère sans autorisation …).

A l’occasion de l’audit, une évaluation du sous-traitant pourra enfin être réalisée par l’auditeur en charge afin d’ajuster la liste de diffusion des prestataires invités à candidater aux différents appels d’offres et, le cas échéant, de retirer de la liste les prestataires indélicats.

Tristan HUBERT est en mesure de vous accompagner dans le cadre de la mise en place de procédures de contrôle, de chartes de bonnes pratiques ou à l’occasion de litiges en matière de sous-traitance.

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